Et nøgleskab er brugbart, alle steder hvor der benyttes mange nøgler. Brugen af nøgler, er for mange institutioner og virksomheder, yderst vigtig, da de åbner døre og låser ting inde. Der kan være nøgle kun få medarbejdere må benytte, og universiel nøgler, som de fleste må benytte sig af. Det handler om, hvad nøglerne åbner op til. Det er en fordel hvis en nøgle kan åbne op til de rum, medarbejderen i sit arbejde skal råde over. I nogle tilfælde, er der dog tale om, at der er flere nøgler, som en medarbejder skal benytte sig af. Det kan fx være rengøringsrum, lagerrum, kontorer osv. En virksomhed eller institution, har et større behov, for et samlingssted for alle nøgler.

Dette kan gøre med mere eller mindre overblik, alt efter hvilken løsning der er benyttet. Med et nøgleskab, er nøglerne låst inde, og man kan hurtigt få et overblik over, hvilke nøgle der ikke er i skabet, og hvilke der er. På den måde kan man hurtigt finde ud af, om nøglerne bare er i brug, eller rent faktisk er blevet væk. En anden funktion, som også hurtigt kan give et overbilk, er nøglebokse til hver medarbejder. Hver boks har sin egen kode, som medarbejderen kun kender til. På den måde, er det kun medarbejderen der har ansvaret for nøglen, og hele tiden ved, om den er i boksen eller ikke er. Det er især brugbart når det er fyraften, og giver både medarbejder og arbejdgiver tryghed.